Recursos informativos y de conocimiento

¿QUE ES UN RECURSO INFORMATICO ?

Un recurso informático es cualquier componente físico o virtual de disponibilidad limitada en una computadora o un sistema de gestión de la información, por lo tanto, puede ser tanto un recurso hardware (dispositivos) como de software (programas) los cuales son necesarios para el buen funcionamientos y la optimización del trabajo con ordenadores y periféricos, tanto a nivel individual como colectivo u organizativo, sin dejar de lado el buen funcionamientos de los mismos.

Los recursos informáticos incluyen medios para entrada, procesamiento, producción, comunicación y almacenamiento.

Es la conjunción de los recursos informativos propios (biblioteca, archivos, suscripciones a bases de datos, intraweb), del acceso a los recursos informativos ajenos (Internet, bibliotecas y archivos públicos, otras bases de datos), y de los profesionales que los gestionan (gestores de información) y exploran (exploradores de información, Googles Humanos), alineados todos para encontrar aquella información y conocimiento vital para el desarrollo presente y futuro del negocio.

¿PARA QUÉ SIRVE UN RECURSO INFORMÁTICO?

Un recurso informático sirve para ampliar el funcionamiento de una computadora, siendo con dispositivos "Hardware" o programas "Software", un recurso informático puede ser una impresora, un disco duro o cualquier dispositivo físico que ayude a mejorar el funcionamiento y rendimiento de la máquina, o un programa como el paquete de Office, siendo más útil y aprovechable la computadora

RECURSOS INFORMÁTICOS BÁSICOS EN UNA EMPRESA

Al hablar de recursos informáticos para una empresa, hablamos tanto de los de tipo hardware como software. Y todos ellos interconectados para conseguir la mayor eficiencia y optimización de los procesos internos y las relaciones con los clientes. Rescatados 5 de los más importantes a detallar.

1 Intranet para empleados

2 Recursos ofimáticos

3 Página web

4 Seguridad informática

5 ERP o sistema de planificación de recursos empresariales

INTRANET PARA EMPLEADOS

Intranet para empresas Es uno de los más antiguos y ya se utilizaba antes de la llegada de las primeras conexiones HTTP en 1989. La forma de contar con tu portal intranet requiere de la ayuda de profesionales especializados en desarrollo de aplicaciones en local y expertos en configuración de redes bajo protocolos TCP/IP. Las ventajas de tener este recurso en una empresa son las siguientes: Se pueden compartir todo tipo de recursos a nivel interno y con la máxima seguridad, las redes de Intranet también se pueden conectar con otros recursos online como páginas web o bases de datos. Además, una Intranet puede ser transfronteriza y añadir usuarios de cualquier parte del mundo.

Permiten la difusión de información y compartir documentos y recursos de forma rápida.
Permiten también realizar cursos de formación a nivel interno con, por ejemplo, webinars.
Es muy útil para recursos humanos: tramitación de nóminas, gestión de vacaciones, etc.
Se puede seguir al segundo el desarrollo de proyectos y tareas a realizar por los trabajadores.
Pero, sobre todo, una Intranet es una forma de ahorrar tiempo en una empresa en el desempeño de las funciones, lo que deviene en un aumento de la productividad.

RECURSOS OFIMÁTICOS

Outlook Office Online Otro de los recursos imprescindibles son los paquetes o recursos ofimáticos. El más popular es Microsoft Office, pero con la proliferación de los servicios en la web o en la Nube muchas empresas ya utilizan las herramientas online de Google y, sobre todo, Microsoft Office 365, una herramienta profesional que incluye versiones avanzadas de aplicaciones como Skype. Este último recurso es de suma importancia para facilitar las comunicaciones de distintas franquicias de una misma empresa.

PÁGINA WEB

Aunque la actividad de una empresa no esté orientada a la venta online, contar con una página web (al menos corporativa) es imprescindible. Es la carta de visita a nivel online, añade valor al negocio y permite ampliar el número de clientes al estar 24 horas al día expuesto.

SEGURIDAD INFORMÁTICA

Cuando toda nuestra información y a veces productos se guardan en discos duros o servidores en la Nube es imprescindible contar con recursos de seguridad.

Sistema automático de backups o copias de seguridad diarias de la información que manejamos.
Antivirus, antimalware y antispyware para recursos online y firewall para nuestra Intranet.
Sistema o herramientas de recuperación de datos en caso de corrupción de los soportes backups.

ERP O SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

Son grandes aplicaciones cada día más imprescindibles tanto en pequeñas como en grandes empresas. Su flexibilidad a la hora de programarse les permite:

Integrarse en una Intranet previamente configurada.

Incluir otras aplicaciones empresariales como CRM (Customer Relationship Management).

Son totalmente escalables y se adaptan al crecimiento en producción de la empresa y a la adición de nuevas herramientas software o hardware.

Existen multitud de recursos informáticos para empresa, pero estos cinco se han convertido en imprescindibles, sobre todo, para mejorar la comunicación entre trabajadores y gerentes, y conseguir multiplicar la productividad y eficacia.

EL USO DE HARDWARE Y DE SOFTWARE AUTORIZADO

Se encuentra regulado por las siguientes normas:

Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el área de soporte técnico haya instalado y oficializado mediante el “acta de entrega de equipo y/o software”
Así mismo, el área de soporte técnico mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.

RECURSOS DE CONOCIMIENTO

¿QUÉ ES UN RECURSO?

Un recurso es todo elemento que nos ayuda y puede utilizarse para un fin determinado, es posible hablar de recursos económicos, recursos humanos, recursos intelectuales, recursos renovables, etc.

Podemos hablar de recursos en todos los ámbitos o en la mayoría de los espacios en que convivimos día a día.

¿QUÉ ES CONOCIMIENTO?

El conocimiento se suele entender como: Hechos o información adquiridos por una persona a través de la experiencia o la educación, la comprensión teórica o práctica de un asunto referente a la realidad Loque se adquiere como contenido intelectual relativo a un campo determinado o a la totalidad del universo.

LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LAS EMPRESAS

Es una parte que protagoniza una función vital para la sostenibilidad en el tiempo y los negocio de las empresas del mundo, De hecho, la globalización de las relaciones comerciales, la crisis mundial, el desarrollo tecnológico y la aparición de sectores de rápido crecimiento, están haciendo que la habilidad para obtener información y transformarla en un conocimiento útil que pueda ser rápidamente incorporado en la organización para después, ponerlo en práctica, sea la mejor ventaja con la que jugar frente a la competencia y el reto de atender

Mejor a los clientes. Es por esto que la gestión del conocimiento en la empresa se está alzando hoy día en un elemento de gran importancia para quienes saben manejarla.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?

En primer lugar, porque el conocimiento proporciona valor a la empresa. Cuando se quiere medir la riqueza de una organización, ya no basta con recurrir a la información financiera, sino que también es importante considerar su capital intelectual, pues este la hace destacar por encima de sus competidores. A través de una buena gestión de dicho capital, las empresas pueden crear una estructura innovadora y eficiente que les permita alcanzar sus objetivos estratégicos.

Cabe mencionar que, a diferencia de otros activos, el conocimiento siempre crece con el tiempo. Sin embargo, para aprovecharlo al máximo, es necesario saber transmitirlo. Actualmente, la evolución tecnológica, y el surgimiento de herramientas digitales han permitido crear canales para la difusión del conocimiento de una forma más veloz y eficiente. Si las organizaciones aprovechan estos recursos, podrán implantar un sistema de transmisión y generación de conocimiento que les permita mejorar sus procesos empresariales, perfeccionar las capacidades de sus colaboradores y obtener mayores beneficios.

LA DIFERENCIA ENTRE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

La información es un mensaje que ayuda a lograr un objetivo a otras personas o al grupo. Según la definición de Peter Drucker, la información son los datos interpretados, dotados de relevancia y propósito.

El conocimiento deriva de la información, y por ser difícil de explicar con palabras, se debe estructurar formalmente en manuales, diagramas, tablas y otras formas, siempre que sea posible.

El conocimiento evoluciona de la misma manera que las personas que lo tienen, a medida que interactúa con el medio y con otras personas, que pueden complementar dicho conocimiento.

El conocimiento aún se divide en dos tipos:

El conocimiento tácito: o el conocimiento personal de cada individuo, que está vinculado a su experiencia. Este tipo de conocimiento es el más importante, aunque es menos objetivo y difícil de articular de una manera formal con palabras, pues abarca elementos intangibles como los valores, las creencias, las emociones y la intuición. Se manifiesta a través de la acción efectiva.
El conocimiento explícito: este se formaliza en los documentos, las frases, reglas y otros códigos, de manera que se puede transmitir fácilmente, incluso a través de cursos y formación.

OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LAS EMPRESAS

Por todo el valor que tiene para la organización, es muy importante que este activo intangible se pueda utilizar de la mejor manera para lograr los siguientes objetivos:

Gestión de la memoria de la organización: dar las condiciones necesarias para identificar todo el conocimiento acumulado en la empresa y dónde se almacena.
Permitir que los datos se organicen en una forma lógica para que se puedan transformar en información útil, que se utilizará para el desarrollo personal y colectivo del conocimiento.
Hacer que la información fluya adecuadamente y sea accesibles a todos, con la ayuda de la tecnología, proporcionando su uso en la búsqueda de resultados.
Promover la generación de nuevos conocimientos a partir de la difusión de dicha información, lo que lleva a la consecución de ventajas competitivas.
Aumentar la competitividad de la organización con el uso de este conocimiento, de manera estratégica, que se despliega en objetivos tácticos y acciones operativas.

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Para lograr los objetivos planteados. Lo ideal sería que su organización utilice las siguientes técnicas:

GESTIÓN DE HABILIDADES

Una de las bases del nuevo modelo estratégico de recursos humanos, la gestión de habilidades consiste en analizar a fondo los objetivos de la organización para definir claramente cuáles son los conocimientos, habilidades y actitudes, en otras palabras, qué habilidades los funcionarios debe tener o desarrollar para alcanzar dichos objetivos.

APRENDIZAJE EN LA ORGANIZACIÓN

Es un proceso para incentivar el aprendizaje colectivo, que proporciona un entorno propicio para la innovación y por lo tanto, para el riesgo, donde el error no es visto como un fracaso, sino como parte de un proceso de mejora continua en busca de nuevos conocimientos.

EDUCACIÓN CORPORATIVA

Un proceso más formal que incluye cursos de formación, talleres, incentivos para tomar cursos fuera de la empresa, e incluso para la creación de una universidad corporativa.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Fuertemente apoyada por la tecnología, trata de sistematizar y organizar la información de la empresa para hacer que fluya a aquellos que la necesitan, con el fin de facilitar la toma de decisiones más ágil y firme.

INTELIGENCIA COMPETITIVA

En este caso, uno debe monitorear el mercado constantemente para averiguar si la organización no está actualizada en términos de conocimiento, sobre todo en el nivel estratégico, por medio del descubrimiento de oportunidades y anticipándose a los riesgos.

VENTAJAS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LAS EMPRESAS

Una gestión estratégica más eficaz, gracias al conocimiento de las mejores estrategias, técnicas, prácticas y soluciones.
Aumento de la eficiencia y la productividad con más colaboración y el uso de los procesos más adecuados.
Incremento del trabajo en equipo, de la innovación y de la búsqueda de soluciones creativas.
Disminución del desfase del aprendizaje y más obtención de conocimientos de una forma sistemática.
Aceleración de la curva de productividad de los nuevos empleados a través de la formación asertiva y el acceso a los datos, a la información y al conocimiento que necesitan.
Estandarización de los procesos y acceso rápido a la información, tornando más inteligente la tomada de decisiones.